Ombuds

• Een gegronde klacht. Dit betekent dat je rechten als student geschonden werden.
• Melding van afwezigheid door ernstige of langdurige ziekte.
• Melding van afwezigheid door andere overmachtssituaties (overlijden, ongeval, bijzondere persoonlijke situaties, ...).
• Je kan andere verplichtingen (vb. je studentendossier goed opvolgen, deadlines) niet nakomen ten gevolge van ernstige of langdurige overmacht.
• Je wil advies over je rechten en plichten of informatie hierover en je kan deze niet eenvoudig zelf opzoeken.
• Je hebt nood aan bemiddeling met een docent of ander personeelslid.
• Je wil een wijziging aan je examenrooster vragen op basis van een bijzonder statuut (O-statuut, topsportstatuut, artiestenstatuut, werkstudentstatuut) of omwille van overlappende examens.

Je kan NIET terecht bij de ombudsdienst voor:

• Ontevredenheid over je resultaat, zonder dat je rechten geschonden werden (vb. te weinig gestudeerd, je hoopte op betere resultaten, ...)
• Ziektemeldingen voor korte duur (zie onder voor informatie hoe je die moet melden)
• Informatie die je gemakkelijk zelf kan vinden (zie onder voor tips om zelf informatie over je rechten en plichten te vinden)
• Je zou het fijn vinden om een examen te verplaatsen, maar er is geen sprake van overmacht, een bijzonder statuut of overlap.

• Jouw opleidingspagina: Klik eerst door naar juiste cluster en dan naar de juiste opleiding.
• Q&A van de ombudsdienst op deze pagina.
• Het Onderwijs- en Examenreglement: Gebruik, de inhoudstafel, de zoekfunctie en relevante zoektermen.
• De Odisee website.
• Online zoekmachines (vb. Google: Odisee + zoekterm). Let op: Zoek informatie op betrouwbare websites (Odisee, Vlaamse Overheid, Onderwijs Vlaanderen).
• Toledo.
• De ECTS-fiches van je vak: Doorklikken naar Programmagids/ECTS fiches

Ben je afwezig omwille van een kortdurende ziekte (vb. 1 tot 5 dagen) op een verplichte onderwijsactiviteit (examen, test, presentatie, verplichte les)? Je leest op jouw Dashboard hoe je je ziekte moet melden binnen jouw opleiding. 

Het heeft geen nut om de ombudsdienst te contacteren. 

Je moet je ziektemelding doen voor de start van de onderwijsactiviteit (examen, test, presentatie, les). Je gaat ten laatste de dag zelf naar jouw arts en stuurt binnen de 24uur via de juiste weg jouw doktersattest door.

Kan je niet tijdig bij jouw (huis)arts terecht? Lees dan verder bij de vraag 'Ik kan vandaag niet bij mijn huisarts terecht. Wat nu?'.

Voor alle andere vormen van overmacht (vb. ernstige of langdurige ziekte, ongeval, spoedopname, overlijden, bijzondere persoonlijke situaties) contacteer je de ombudsdienst van jouw campus. Dit doe je zo snel mogelijk na de start van de overmacht.

Wil je als student een religieuze feestdag vieren, maar heb je op die dag een verplichte les- of evaluatieactiviteit? 

De academische kalender houdt sowieso al rekening met de katholieke, anglicaanse en protestantse feestdagen. Daarnaast voorziet het onderwijs- en examenreglement van Odisee de mogelijkheid om afwezig te zijn op onderstaande door het contactpunt Religie en Levensbeschouwing van de KU Leuven erkende feestdagen:

• Islamitische feestdagen: Offerfeest (Eid al-Adha), Ramadanfeest (Eid ul-Fitr)
• Orthodoxe Christelijke feestdagen: Orthodox Kerstmis, Orthodox Pasen, Orthodoxe Paasmaandag, Orthodoxe Hemelvaart, Orthodox Pinksteren, Orthodoxe Pinkstermaandag
• Joodse feestdagen: Joods Nieuwjaar, Jom Kippoer, Loofhuttenfeest, Slotfeest, Vreugde van de Wetfeest, Lotenfeest, Pesach, Wekenfeest.

De datums van de feestdagen vind je in deze kalender.

Hoe vraag je dit aan?

• Je vult het formulier 'afwezigheid religieuze feestdag' in en ondertekent het. Je kan dit formulier downloaden op deze pagina.
• Je voegt dit toe aan je normale afwezigheidsmelding. Op jouw studentendashboard lees je hoe je dit kan doen en welke voorwaarden gelden binnen jouw opleiding.

Wanneer vraag je dit aan?

• Voor activiteiten tijdens de lesweken: Zo snel mogelijk na bekendmaking van de les- of evaluatieactiviteit.
• Voor examens: binnen de 10 kalenderdagen na bekendmaking van je individueel examenrooster.
• Uitzondering: voor sommige feestdagen wordt de datum net voor de feestdag plaatsvindt definitief vastgelegd. In dat geval doe je je melding nog steeds zo snel mogelijk en ten laatste 24u voor aanvang van de verplichte les- of evaluatieactiviteit. 

Let op: 

• Enkel correct en tijdig ingediende aanvragen worden aanvaard
• Je gaat niet naar de dokter om een doktersattest! Een feestdag bijwonen is immers geen ziekte.
• Voor stage- en werkplekleren geldt deze regeling niet. Daar dien je je te houden aan de regeling van de werkgever m.b.t. religieuze feestdagen.

Heb jij een andere religieuze overtuiging dan de hierboven opgesomde religies en zijn daarbinnen bepaalde belangrijke feestdagen die je wil vieren? Neem dan met jouw vraag contact op met de ombudsdienst van jouw campus.

Iets is enkel overmacht indien:

• Je het niet kan voorkomen.
• Het onverwacht gebeurt.
• Er geen andere oplossing is dan afwezig te zijn of  je verplichting niet na te komen.

Enkele voorbeelden van situaties die NIET als overmacht gezien worden:

• Stress of vermoeidheid
• Een (dokters)afspraak die niet dringend is en op een ander (minder belangrijk) moment kan doorgaan
• Tijdsnood
• Onvoldoende voorbereid zijn
• Zich overslapen
• Op reis gaan tijdens de examenperiode of lesweken
• Een sollicitatiegesprek
• Het starten van een nieuwe opleiding
• Lessen of examens van een andere opleiding
• Een (vakantie)job
• (Familie-, huwelijks-, ...) feesten
• Vergissing van examenmoment of lokaal
• Een slecht examenrooster
• Vertraging van het openbaar vervoer of omwille van file van minder dan 45 minuten
• Een minstens 1 dag voor het examen aangekondigde staking van het openbaar vervoer
• Een computercrash voor een deadline (je wordt geacht een opdracht tijdig in te dienen en betrouwbare back-ups te voorzien van taken en opdrachten)
• Een persoonlijke situatie die al lang gekend is en waar andere oplossingen voor mogelijk zijn/waren (vb. afwezigheid die reeds gekend was voor deadline van samenstelling of wijziging van je ISP)
• ...

Ben je afwezig op een examen wegens ziekte, dan wordt verwacht dat je altijd ten laatste de dag zelf naar je arts gaat om je ziekte te laten vaststellen en attesteren.

Attesten die uitgeschreven zijn na de datum van je examen, worden in de regel niet aanvaard. Een arts kan immers niet vaststellen of je in het verleden (gisteren) ziek was.

Er wordt dus verwacht dat je bij ziekte ten laatste de ochtend van je examen zelf, kort na opening van de dokterspraktijk, contact opneemt om jouw afspraak bij je arts vast te leggen. Je vraagt daarbij naar een afspraak op de dag zelf. Is jouw vaste arts niet beschikbaar, maar een andere arts binnen dezelfde praktijk wel, dan wordt verondersteld dat je bij de arts gaat die beschikbaar is.

Indien je echt geen afspraak kan krijgen de dag zelf, dan laat je dit meteen weten via de correcte weg (zie: 'Hoe afwezigheid melden'). Er wordt verwacht dat je kan bewijzen dat (1) je tijdig contact opnam met je dokterspraktijk (vb. belgeschiedenis) en dat (2) je er niet meer terecht kon de dag zelf (vb. je arts dit laten noteren op jouw afwezigheidsattest). 

Heb je in het weekend of 's avonds een arts nodig, dan kan je terecht bij de huisarts van wacht. In verschillende regio's (let op: niet alle regio's) vind je een dokter van wacht via het algemeen nummer 1733.

Nee, een ziektebriefje geeft je niet automatisch recht op een inhaalkans! 

Voor examens geldt het volgende: In de regel worden per examenperiode maximaal 2 inhaalexamens georganiseerd. Je kan dus slechts voor 2 examens een inhaalexamen aanvragen. De eerste twee examens waarvoor je een inhaalexamen vraagt, worden in aanmerking genomen. 

Ook bij afwezigheden voor verplichte activiteiten of evaluaties buiten de examenperiodes gelden beperkingen (zie boven).

Let op:

• Studenten die omwille van ernstige, langdurige ziekte of andere ernstige overmacht meerdere examens missen, kunnen contact opnemen met de ombudsdienst om een eventuele regeling op maat te bekijken. 
• Studenten met een chronische aandoening die aanleiding geeft tot frequente afwezigheid moeten hiervoor bij aanvang van het academiejaar contact opnemen met de zorgcoördinatoren.
• Voor andere studenten heeft geen zin om met de ombudsdienst contact op te nemen om een uitzondering te vragen.

Daarnaast zijn er verschillende situaties waarin doktersattesten sowieso niet aanvaard worden:

• Als je attest uitgeschreven is na datum van het examen.
• ‘Dixit’ attesten (enkel gebaseerd op de verklaring van de student).
• Als je niet voldoende voorbereid bent voor het betreffende examen.
• Als je ziektemelding niet geloofwaardig is.
• Als je attest vervalst is. In het geval van een vermoeden van een vervalst doktersattest, zal steeds de fraudeprocedure opgestart worden. Op fraude met vervalste doktersattesten (schriftvervalsing) staan zware sancties.

Hou er rekening mee dat een inhaalkans kan plaatsvinden vanaf de dag na het einde van je ziekteattest. Je inhaalkans kan op de dag van een ander examen of test doorgaan en er kunnen twee inhaalexamens op dezelfde dag plaatsvinden. Uitzonderlijk kunnen inhaalexamens ook buiten de examenperiode plaatsvinden. Je kan de datum en tijdstip van een inhaalkans niet zelf bepalen. 

Vraag dus enkel een inhaalkans aan, indien je zo goed voorbereid bent dat je het op elk moment kan afleggen met een minimum aan herhalingstijd. 

Onderstaand stappenplan geldt zowel voor on campus BYOD (bring your own device) examens als voor online examens die je thuis aflegt.

Stap 1: Probeer het zelf op te lossen

Je MOET altijd eerst proberen het probleem zelf op te lossen.

Daarvoor ga je naar de pagina go.odisee.be/examenhulp

Alle reeds reeds gekende technische problemen worden daar opgelijst, samen met een uitleg hoe je ze zelf moet proberen oplossen.

Stap 2: Kan je het niet oplossen? Contacteer dan een hulplijn.

• Bij een on campus BYOD (bring your own device) examen, contacteer je de toezichter. 
• Bij een online thuisexamen, contacteer je de docent, tenzij de docent bij aanvang van het examen een andere procedure gecommuniceerd heeft (vb. een telefonische hulplijn doorgaf).  Je moet voor de start van het examen de instructies die docent hierover geeft zelf noteren.

Als je technisch probleem binnen een redelijke termijn verholpen is, moet je het examen verder te zetten.

Let op: Als je het niet zelf probeert op te lossen en geen contact opneemt met de toezichter of docent, dan kan je het technisch probleem niet aanhalen om een inhaalexamen aan te vragen.

Bij een examen op de campus wordt te laat komen enkel aanvaard in geval van overmacht. Hou dus steeds rekening met mogelijke vertragingen van het openbaar vervoer of file met de wagen. Zorg daarom dat je steeds minstens een half uur à drie kwartier vooraf op de campus aanwezig bent.

Kom je omwille van overmacht minder dan 45 minuten te laat bij een schriftelijk examen op de campus, begeef je dan onmiddellijk naar het examenlokaal. Zolang nog niemand het examenlokaal verlaten heeft, kan een docent of toezichthouder je nog toelaten. Je krijgt de verloren tijd niet bij.

Ben je meer dan 45 minuten te laat omwille van ernstige overmacht, contacteer dan de ombudsdienst van je campus.

Voor een mondeling examen wordt verwacht dat je ruim op voorhand aanwezig bent, zodat de examenplanning van anderen niet in het gedrang komt. Kom je omwille van overmacht te laat op een mondeling examen, dan kan je uiteraard geweigerd worden om het examen af te leggen. Enkel wanneer je te laat bent omwille van ernstige overmacht onderweg en voldoende voorzorgen nam om op tijd te komen,  kan je een inhaalexamen aanvragen. 

Bij een online thuisexamen is te laat komen niet toegestaan. Hou steeds rekening met mogelijke problemen met de opstart van je computer. Zorg daarom dat je steeds minstens een half uur vooraf op MS Teams aanwezig bent en je internetverbinding uitprobeert.

Je kan geweigerd worden om het examen te starten indien je te laat inlogt. 

Indien je technische problemen hebt bij het aanmelden op je online examen, contacteer dan steeds de ICT helpdesk (zie 'Wat bij technische problemen bij een examen).  

Het is niet toegelaten om een examen te onderbreken. Er wordt van uitgegaan dat je tijdens het examen niet naar het toilet gaat. Beperk dus zeker je vochtinname vóór en tijdens het examen zodat je niet naar het toilet moet.

Studenten die om medische redenen frequent naar het toilet moeten, moeten bij aanvang van het academiejaar contact opnemen met de zorgcoördinator om een O-statuut aan te vragen.

Als je een inhaalkans aanvraagt, dan moet je hier aan deelnemen!

In elk van de volgende situaties, kunnen toekomstige inhaalmomenten geweigerd worden en dit ook voor andere vakken:

• Niet opdagen
• Afzeggen zonder nieuwe, ernstige en opnieuw geattesteerde overmacht
• Een niet of nauwelijks ingevuld examen of zeer zwakke resultaten, waaruit blijkt dat je onvoldoende voorbereid was

Ben je op een inhaalmoment afwezig omwille van nieuwe overmacht, dan zal geen tweede inhaalmoment voor deze test of examen georganiseerd worden.

Dan kan je terecht bij de ombudsdienst van jouw campus. De ombudsdienst zal je klacht grondig beluisteren. Daarnaast kunnen zij jou adviseren over eventuele verdere stappen, de klacht verder onderzoeken of bemiddelen tussen jou en de andere partij.

De ombudsdienst behandelt je klacht vertrouwelijk. Er worden enkel  verdere stappen ondernomen wanneer jij daar expliciet je toestemming voor geeft.

Wacht niet te lang met het contacteren van de ombudsdienst als je een gegronde klacht hebt. Hoe vroeger een klacht gemeld wordt, hoe meer mogelijkheden er vaak zijn om de klacht op te lossen. 

De ombuds kan:

• Jou informeren over je rechten en plichten.
• Je advies geven over hoe je de situatie zelf kan aanpakken of aankaarten.
• De situatie aankaarten bij de betrokken docent of personeelslid, of bij iemand anders binnen de organisatie (vb. je opleidingshoofd, clusterdirecteur, ...)
• Bemiddelen

Wat doet de ombuds niet?

De ombuds kan geen oplossing in jouw voordeel forceren enkel en alleen omdat jij dat wil. Soms zal de ombuds je aangeven dat een bepaalde situatie misschien wel onaangenaam is voor jou, maar dat er op geen enkele manier een onregelmatigheid gebeurd is. In het geval er geen bereidheid is bij de aangeklaagde om iets te veranderen en er geen onregelmatigheid is, dan kan de ombuds verder niets doen. Dat betekent dat de ombuds jou soms zal moeten teleurstellen. Op dat moment zal je dit moeten aanvaarden. Het heeft dan geen zin om eindeloos in discussie gaan over jouw ontevredenheid.

Ga steeds naar de nabespreking (feedback).

Als je dan nog steeds vindt dat je een foutief examenresultaat kreeg, neem dan zo snel mogelijk contact op met de examenombudsdienst van jouw campus. De ombudsdienst kan je klacht verder onderzoeken, bemiddelen, of jou adviseren over eventuele verdere stappen. 

Blijf je er van overtuigd dat je een foutief resultaat kreeg, dan kan je (binnen de 7 kalenderdagen na bekendmaking van je resultaten) intern beroep aantekenen. De procedure hiervoor vind je terug in het OER (onderwijs- en examenreglement) en wordt ook beknopt vermeld op je resultatenblad.

De definitie, procedure en mogelijke sancties bij fraude, kan je raadplegen in het Onderwijs- en Examenreglement.

We spreken van fraude wanneer je als student gedrag stelt waardoor (men probeert om) het vormen van een juist oordeel omtrent de kennis, het inzicht en/of de vaardigheden van jezelf of andere studenten geheel of gedeeltelijk onmogelijk gemaakt wordt. Dit geldt voor elke vorm van evaluatie.

Een aantal voorbeelden van fraude zijn:

• Het bijhebben van een spiekbriefje, of verboden digitale mediadrager (smarthphone, smartwatch, ...) op een test, examen, ...
• Zich niet houden aan de richtlijnen van wat wel en niet toegestaan is om te gebruiken op een test, examen, ...
• Het overnemen van werk van anderen (plagiaat)
• Het indienen van vervalste doktersattesten (zowel eigen vervalsing als online en op sociale media aangekochte vervalsingen)
• AI gebruiken op een manier die niet toegestaan is
• Een handtekening vervalsen
• Data vervalsen of verzinnen
• ...

Het maakt niet uit of je dit gedrag per ongeluk of met opzet stelt om van fraude te spreken. Als je bijvoorbeeld per ongeluk een spiekbriefje of smartphone bij hebt, wordt dit ook als fraude gezien.

Studenten onderschatten vaak het risico dat ze lopen door het plegen van fraude en denken dat ze enkel voor het OPO zelf bestraft zullen worden. In geval van fraude worden echter doorgaans ook (meerdere) andere OPO's bestraft. Pleeg je herhaaldelijk fraude of gaat het om een ernstige vorm van fraude, dan lopen de straffen verder op. Je loopt dus met het plegen van fraude en overtreden van examenrichtlijnen een groot risico.